30 % der administrativen Arbeit ist automatisierbar

Warum der Unterschied zwischen Automatisierungspotenzial und Automatisierungsnutzen entscheidend ist

Auf einer Folie im Board-Meeting steht: Automatisierungspotenzial 57 %. Daneben das Logo einer renommierten Beratung. Drei Monate später führt die Zahl zu einem Automatisierungsprojekt. Dabei offen geblieben ist, wieviel das Potenzial über das Vorhaben selbst aussagt.

Was messen solche Zahlen tatsächlich?

Eine Zahl wie „57 % der Arbeit ist automatisierbar" trägt eine Aussage über technische Möglichkeit. Was sie offen lässt, ist wirtschaftlicher Nutzen. Diese konkrete 57 % stammen aus dem Bericht des McKinsey Global Institute vom November 2025. [1] Grundwert sind die heute geleisteten US-Arbeitsstunden als Antwort auf die Frage, welcher Anteil sich mit aktuell verfügbarer Technologie automatisieren ließe. McKinsey hält im Bericht ausdrücklich fest, dass der Wert technisches Potenzial beschreibt und gibt weder eine Prognose für Stellenabbau, noch Aussagen zur Sinnhaftigkeit im Einzelfall ab.

Doch zwischen technischem Potenzial und wirtschaftlichem Nutzen liegen drei Faktoren, die das reine Potenzial offen lässt. Der Erste ist die Sinnhaftigkeit: Eine Aufgabe lässt sich technisch automatisieren, ohne dass sich der Aufwand rechnet. Der Zweite ist die Datenverfügbarkeit. Diese setzt voraus, dass die nötigen Daten in maschinenlesbarer Form vorliegen, was häufig nicht gegeben ist. Der Dritte ist die Veränderungsbereitschaft. Ein Prozess lässt sich nur dort verändern, wo die beteiligten Personen die Veränderung mittragen.

Dazu kommt eine methodische Eigenheit von Potenzialen und deren Reduktion auf eine einzige Zahl: Entstehen Sie rein durch kumulierte Betrachtung einzelner Tätigkeiten? Wichtig ist diese methodische Unterscheidung, weil in der Praxis Prozesse zusammenhängen. Wenn Sie also einen Teilschritt automatisieren, ohne die angrenzenden Schritte mitzudenken, erzeugen Sie Schnittstellenaufwand. Dieser frisst Ihren Effizienzgewinn. In der Praxis entstehen zumeist neue Übergaben zwischen Mensch und Maschine: Die Übergabeschritte bereiten Daten für die Automatisierung auf, prüfen die Ergebnisse und führen sie in nachgelagerte Schritte zurück. Das kostet oft mehr Zeit, als die Automatisierung im Teilschritt einspart.

Wie beeinflussen Prozesse die Effektivität der Automatisierung?

Wir haben im vorigen Abschnitt den Blick auf das Prozessgefüge gerichtet. Damit der Schnittstellenaufwand im Rahmen bleibt, lohnt sich der Blick auf die Eigenschaften der einzelnen Prozesse. Sie entscheiden darüber, ob ein Prozess vom Potenzial zum tatsächlichen Nutzen findet. Die Eigenschaften sind:

Regelklarheit. Prozesse, die einem festen Regelwerk folgen, lassen sich leichter automatisieren als solche, die menschliches Ermessen erfordern. Ein Bestellprozess mit definierten Freigabegrenzen ist ein guter Kandidat. Hingegen ist eine Vertragsverhandlung kaum geeignet.

Datenqualität. Automatisierung verstärkt, was vorher schon da war. Das bedeutet: Schlechte Eingabedaten führen zu schlechten Ergebnissen, in größerem Volumen und ohne menschlichen Zwischenfilter. Wenn Sie die Datenqualität also nicht vorab sichern, automatisieren Sie bestehende Probleme mit. Ein klassisches Beispiel sind Stammdaten mit uneinheitlichen Schreibweisen oder Dubletten: Der automatisierte Prozess produziert dann Fehler, die vorher manuell aufgefangen wurden.

Stabilität und Ausnahmen. In der Theorie läuft ein Prozess immer gleich ab, in der Praxis gibt es jedoch Sonderfälle. Wenn Sie also einen instabilen oder ausnahmenreichen Prozess automatisieren, zahlen Sie den gesparten Aufwand in der Wartung wieder ein. Jede Ausnahme, die Sie nicht modellieren, bringt den Ablauf zum Stillstand. Im Berichtswesen ist das ein häufiges Muster: Sobald sich Vorgaben oder Quellsysteme ändern, läuft die Automatisierung gegen die neue Realität.

Klare Zuständigkeiten. Automatisierte Prozesse brauchen Verantwortliche, die Ergebnisse prüfen und bei unerwarteten Fällen entscheiden. Nur mit geklärten Rollen funktioniert die Lösung neben dem Technischen auch operativ. Wenn in der automatisierten Rechnungsverarbeitung ein unerwarteter Fall auftritt – z.B. eine ungewöhnliche Steuerkonstellation oder eine fehlende Bestellreferenz – muss klar sein, wer eingreift.

Gute Kandidaten für Automatisierung finden sich in der Praxis häufig in der Rechnungsverarbeitung, im Berichtswesen, in der Datenpflege und in standardisierten Teilen der Kundenkommunikation. Diese Felder decken alle vier Eigenschaften ab: klare Regeln, ausreichende Datenqualität, hohe Wiederholungsrate und definierte Verantwortlichkeiten. Der Blick auf die Eignung sagt allerdings nur, ob ein Prozess automatisierbar ist. Was danach passiert, ist eine weitere Frage.

Was passiert mit freigewordener Kapazität?

Mitarbeiter:innen, die Routineaufgaben abgeben, brauchen neue Aufgaben und manchmal neue Kompetenzen. Wenn Sie das nicht mitdenken, haben Sie nach der Einführung einen automatisierten Prozess, aber keine geklärte Antwort darauf, wo die freie Kapazität hingeht. Genau hier entscheidet sich, ob Ihr Effizienzgewinn ankommt oder verpufft. Diesen Punkt beleuchtet der Future of Jobs Report 2025 des World Economic Forums anhand zweier Zahlen [2]:

• 73 % der befragten Unternehmen planen, die Einführung von Prozessautomatisierung zu beschleunigen.

• 63 % nennen die Kompetenzlücke als größtes Hindernis ihrer Transformation.

In anderen Worten sagen die beiden Zahlen: Wenn Sie Automatisierung beschleunigen, ohne die Kompetenzfrage zu klären, automatisieren Sie in einen Engpass hinein.

Wie diese Verlagerung in der Praxis aussieht, zeigt ein Beispiel aus dem McKinsey-Bericht: [1] Ein Versorgungsunternehmen beantwortet Standardanfragen automatisiert und halbiert dabei die Kosten pro Kundenkontakt. Die freigewordene Kapazität fließt in komplexe Fälle und solche, bei denen menschliches Urteilsvermögen den Unterschied macht. Damit deckt sich, was McKinsey im selben Bericht festhält: Der tatsächliche Nutzen von Automatisierung hängt weniger von der Technologie ab als davon, wie Organisationen ihre Abläufe neu gestalten.

Wie Sie sich dem Thema nähern können

Automatisierung entfaltet ihre Wirkung dort, wo Sie sie an der richtigen Stelle einsetzen. Effektive Einstiegsfragen lauten daher: Welches Problem möchte ich lösen? Welche Prozesse binden unverhältnismäßig viel Zeit? Wo entstehen Fehler durch manuelle Arbeit? Wo im Unternehmen brauchen Menschen mehr Kapazität für anspruchsvollere Aufgaben?

Wenn Sie diese Fragen beantworten, setzen Sie Automatisierung gezielt ein.

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Quellen

1. McKinsey Global Institute (November 2025): Agents, Robots, and Us: Skill Partnerships in the Age of AI. https://www.mckinsey.com/mgi/our-research/agents-robots-and-us-skill-partnerships-in-the-age-of-ai

2. World Economic Forum (Januar 2025): The Future of Jobs Report 2025. https://www.weforum.org/publications/the-future-of-jobs-report-2025/